浅谈加强预防医学档案信息化建设

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1.预防医学档案信息化建设的背景信息网络的发展为建立预防医学档案信息网络提供了一个强有力的平台预防医学和科研计算机网等在内的互联信息网络的不断建设发展和完善，给预防医学档案信息资源管理的网络化建设提供基础。目前，预防医学建设的网络系统已经趋于完善，在普遍开通预防医学科研网的同时，还与不同的网络系统实现了互联，实现了各类网上信息的共享和利用，这就为预防医学档案管理信息网络的建设提供了一个强有力的支持平台，而无需另行网络基础设施的建设。此外，现有的信息网络及其系统，无论技术、设备或功能上都完全能支撑预防医学档案信息实现网络化的管理要求。预防医学档案管理的系统化、规范化，为档案信息网络的创建提供了基础档案管理自进入信息时代，预防医学已经有一个较全面的著录标准。它的范围包括检索语言、目录著录、名词术语、信息代码、馆库建筑、技术设备、档案载体、档案分类整理、档案统计等方面的标准化和规范化。在现时已输入的计算机档案数据和有关内容特征信息中，如文件题名、责任者、主题词或关键词、日期、保管期限等，已具备用于机上检索的基本条件及功能要求，这就为档案网络的创建提供了一个良好的基础。

2.实现预防医学档案信息化建设的重要意义2.1适应经济社会和科技发展的需要随着计算机应用的日益广泛，档案管理工作也加快了计算机的应用，主要用于档案目录的分类、存贮和管理，利用的方式也基本上是单机型的，当然也有个别档案部门建立起了单位内局部联机的档案管理计算机系统。但这些计算机档案主要为档案目录的存储检索，为档案工作人员管理工作的工具，还未能实现向档案信息用户提供机上档案内容信息服务，或由用户自行上机检索档案信息。因此，这种计算机管理模式还不能使档案信息的管理和服务适应经济社会发展的需要。我国预防医学和科研网的建立，使得预防医学过去形成档案的文件、通知、规章制度等主要材料，现在都是用电子文件的形式在网上发布，并同时形成以纸张为载体的传统型的同一文本材料。所以，档案管理工作必须与时俱进、与其同步发展，才能适应经济社会科技发展的需要。

2.2提高档案管理工作的质量和水平预防医学档案管理信息网络的建立，从管理的角度看，传统型档案以手工管理为主，按档案管理规范的要求，通过人的实际工作对档案进行管理，这种管理会因人的水平、能力、责任心等诸多因素使档案管理工作质量和水平产生很大差异；以电子式文件为代表的新形式的档案，其管理虽然也依靠人的作用，但这种管理是以计算机为工具，按档案管理规范的要求编制成计算机管理程序来实施管理，无论任何人进行操作和管理，其差异都很小；在一定的信息网络平台上实现的预防医学档案管理，要求每一个档案管理工作人员，必须按系统的要求开展工作，这样，档案管理质量上产生的问题就会相应减少；同时，也迫使水平和能力稍差的工作人员努力提高业务水平，适应档案管理信息网络化环境下的工作要求，从而提高整个档案管理的质量和水平，这是其一。其二就是利用预防医学各职能部门形成的各种电子式文件档案材料，利用档案管理信息网络直接生成部门档案并汇总和进入预防医学的档案管理信息网络系统，转成预防医学的完整档案库和管理系统。这样，利用网络的强大功能进行存贮、检索、利用以及系统管理，其档案管理上作的质量和水平当然是传统模式的管理不可比拟的。

2.3提高档案管理工作的服务水平和利用效率预防医学档案信息网络的建立，可以解决一般档案信息的检索查找(如档案目录的检索)，也可以通过一定的用户密码指令进行档案具体内容的检索查找和打印输出服务，实现真正意义上的预防医学档案资源共享利用。由于档案管理信息网络的利用不受地域和时空限制，只要是系统允许的合法用户，就可以随时检索利用，这种服务水平和利用效率是传统型的档案管理系统不能同日而语的。

3.如何加强预防医学档案管理信网络建设的措施3.1要在法律层面上建立档案信息网络的必需的法律基础预防医学档案信息资源网的建成对档案的保密工作是个挑战。档案信息具有一定的机密性，在网上实现档案资源的开发利用和共享必须有必要的限制，不是任何人对任何档案都可随意利用。因此急需制定政策，制订法律规程确定档案的上网等级：如可规定一级保密的档案不能上网，二级保密的档案上内部网，三级保密的档案可上Inter网。对于二级保密的档案，如技术、专利等可提供一部分普通的信息，以不造成泄密、经济损失和损害技术人员的发明，同时又能吸引别人来查阅档案为原则。在具体工作上，可以对现存的档案进行经常、及时地鉴定，争取做到该保密的一定要保密，该开放的一定要及时开放。因此，制定出相关的档案信息上网的政策法规是建立档案信息网络的必需的法律基础。

3.2开发适用于档案管理信息网络使用的软件这种软件应该具备强大的功能，其中包括对不同密级档案利用的保密功能。目前，在预防医学档案信息管理的软件开发中当务之急是尽快制定全国统一的软件发展规划和行业标准，使预防医学的档案管理软件及其系统按统一标准执行。一个技术水平高的档案管理软件不仅应在管理档案业务方面要有较强的通用性，以适应不同类型的档案管理，而且还应对不同应用人员素质和应用水平同样要有较强的适应性。软件在设计阶段就要考虑到用户管理档案的多变性和确定性，考虑到利用人员素质的多层次性，注意增强软件功能使用的易用性和可扩展性，增强软件的容错能力和提示引导能力；软件在开发编程阶段要考虑到软件要适应用户的要求，并可按各自的需要能作必要的改进，增强软件的易维护性、可靠性和安全性。

3.3注重档案信息化运行的安全性档案信息系统运行的安全性问题是互联网安全的共性问题，它的威胁主要来自黑客、病毒以及系统本身的故障。我们必须高度关注网络运行的安全性问题。对网络的运行安全，只要我们定出严密的措施，并在前期严格控制上网信息范围，就可避免成为黑客、病毒攻击的靶子。

3.4优化知识结构，抓好队伍建设档案管理人员的业务素质的高低，直接影响到档案质量和开发利用的效果。医学档案工作者要注意知识结构的合理化，培养具有现代化科学技术知识，计算机管理与操作技术、外语知识的专业型人才。通过不同的途径引进高学历的专业人才，组成一支高素质、知识全面的信息管理人才梯队。预防医学档案信息化建立对预防医学的各项工作会产生积极的影响和作用，因此，必须切实做好相关工作，让预防档案管理工作适应经济社会发展的需要