浅谈北京大学图书馆图书招标工作的过程及特点(一)

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论文关键词：大学图书馆　图书采购　招标　北京大学
论文摘要：介绍北京大学图书馆是如何开展内地版中外文图书招标工作的，分析了三个工作阶段的各自特点。
　　为加强图书馆文献资源建设，提高为教学科研服务的能力，使文献采访工作规范、健康、有序、持续发展，依据《北京大学文献资源采购方式和供应商选择管理办法(试行)》，北京大学图书馆于2007年3月底启动采用招标方式选择图书供应商的工作，目前这项工作已经完成。本文就此项工作的开展过程、特点及出现的问题进行总结探讨，以便为其他类型文献资源供应商的招标工作更有效地展开提供可以借鉴的经验、教训。
　　1北京大学图书馆开展图书招标工作的过程
　　北京大学图书馆开展图书招标工作的过程大致分为三个阶段：明确目标阶段、着手准备阶段、进入实施阶段。
　　1．1明确目标阶段
　　众所周知，高校图书馆的文献经费来源于国家行政事业单位财政资金拨款，既然是行政事业单位财政资金拨款，其使用必须符合《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国投标招标法》的有关规定。为此，2006年6月，我们开始酝酿起草《北京大学图书馆文献资源采购方式和供应商选择管理办法(试行)》(以下称《管理办法》)。《管理办法》规定：“凡使用校拨经费采购文献资源均应依照本办法规定执行”，并指出：“本办法中的采购方式包括：公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价及自行采购等”。这个规定使我们明确了目标，即使用校拨经费采购文献资源应按照《管理办法》规定的方式来选择供应商，对供应商的选择可以依据文献不同属性、不同类型采取适当的方式进行。一般来讲，图书作为一种非固定标的物，所选的只是供应商的资格，因此必须采取招标的方式对供应商进行选择。招标方式有两种，公开招标和邀请招标，从我们馆收藏文献的实际来看，选用公开招标的方式更能充分体现公开、公正、公平、诚信的原则。
　　1．2着手准备阶段
　　在不断修改、提交、报批《管理办法》的同时，招标选择文献资源供应商的准备工作也在紧锣密鼓地进行。首先，我们成立了招标工作小组，由负责采访的馆员组成，主管文献资源建设的馆长和采访部主任任正副组长。招标工作小组负责起草各种文件包括招标公告、文献供应商投标资格要求、评标的主要依据、招标文件以及涉及评标打分的各种附件的拟定、评标打分表等。由于北京大学图书馆文献资源采集范围广、载体多，我们先期对内地版中外文图书供应商采用招标方式进行选择，其他各类型文献资源供应商的选择工作将灵活采用适当的方式进行。
　　1．3进入实施阶段
　　经过大约一个学期，《管理办法》获得批准，各种文件的准备工作基本就绪，文献资源供应商的招标工作进入实施阶段。这个阶段，我们主要做了以下几件事：第一，向学校提出《北京大学图书馆开展内地版中外文图书招标采购的申请》，并获得批准，学校授权图书馆作为其代理人负责文献资源供应商的招标工作。第二，按照《管理办法》规定，成立了北京大学图书馆招标领导小组。招标领导小组由9人组成，其中图书馆3人，学校纪检委、审计室、财务部教务部、社科部、科研部各1人，图书馆馆长任领导小组组长。第三，对已经准备好的各种文件，由招标领导小组召开会议进行最后审议，批准实施。第四组织专家评标小组。按照《管理办法》规定，评标小组由7人组成，其中图书馆2人，学校相关职能部门2人，第三方图书馆专家3人。学校纪检委和审计室各一人出席，负责监督。主管文献资源建设的图书馆馆长任评标小组组长。第五，拟定招标时间进度表。第六，由招标工作小组负责发布招标公告之后按照招标时间进度表，逐项落实各项议程——接收投标报名、进行资格预审、收标、开标、评标、定标、公布中标通知书。第六，招标工作小组组织中标单位进行协议的洽谈，并报招标领导小组审查会签协议。
　　2北京大学图书馆开展图书招标工作的特点
　　值得庆幸的是，在我们正式招标之前，高校图工委的《普通高等学校图书馆集中采购工作指南》已经出台，国内亦有为数不少的大学图书馆先于我们开展了招标工作，指南和他们的成功经验为我们提供了有益的借鉴，在开展图书招标工作的实践中，我们也根据实际，逐步摸索出一些自己的经验。
　　2．1选择文献资源供应商应有政策依据。
　　采取什么样的方式来选择文献资源供应商，绝不是随意的主观选择，必须有章可依。《管理办法的出台，成为我们选择文献资源供应商的主要政策依据，其优点在于：
　　(1)目的性强。《管理办法》制定的目的是在遵循国家有关政策法律法规的前提下，为我们的工作立章建制，使以后文献资源采购方式和供应商的选择长期有效地有章可依，规避因盲目选择而带来的各种风险。
　　(2)灵活性强。明确规定不同类型文献应采取不同方式来选择供应商。因为，文献作为一种特殊的商品，就招标的标的物而言，有固定的，也有非固定的；就读者的使用而言，有急需的，也有非急需的就某一供应商而言，有能够提供的，也有其提供不了的；如果选择单一方式来选择文献资源供应商，不加区别，势必会对工作造成不利影响。所以在《管理办法》中，我们提出根据文献不同类型采取不同方式选择供应商，其中包括自行采购方式。这种灵活多样的选择方式有利于尽可能快速地将我们所需要的文献采集到馆。
　　(3)主动性强。文献资源供应商选择事宜的组织实施，各单位视情况不同而有所不同。我校采取的是学校授权图书馆作为代理人进行招标工作，图书馆馆长任领导小组组长。这样安排的最大益处是图书馆作为执行采购的单位，在招标领导小组各成员的充分参与、监督和集体决策下，能够获得充分的话语权，以最大限度地保证优选文献资源供应商。
　　(4)规范性强。明确规定文献资源采购方式和供应商选择全程应遵循国家颁布的有关法律法规，严格执行招标程序规定，使之不因某个人工作岗位的转换而发生主观改变。
　　(5)持续性强。众所周知，文献采购不同于设备采购，《管理办法》不是就某种文献资源采购方式和某一年的供应商选择而制定的即时性文件，具有持续性，对文献供应商的评价、续约及终止合作都作了详细规定。并对续约年限次数作了严格的限制。这些对以后工作的持续开展必将起到制度上的保障作用。
　　2．2文件起草工作应逐项展开、重点准备。
　　以《管理办法》为政策依据，文献资源供应商招标工作小组在主管馆长的直接领导下，开始了各种招标文件的起草工作。在起草这些文件的过程中，我们借鉴了先前实行招标的各兄弟院校的经验，并针对我校的具体情况，重点对文献供应商投标资格要求、招标文件、评标的主要依据以及评标打分表作了准备。各文件内容的主要特点在于：
　　(1)文献供应商的资格要求应贴近本校实际。一是对供应商注册资金的要求较高。北京大学作为教育部直属的全国重点综合性大学，拥有理学、管理学、经济学、法学、文学、历史、哲学、医学、工学等专业学科，内地版中外文图书收藏学科覆盖面广、类目多，采用招标方式选择的图书供应商是我们采访的主渠道，必须具有相当的实力，我们把注册资金定在500万以上的大型企业，这些企业所能联系的出版社一般都在500家以上，提供的书目覆盖面广，有利于综合性文献的采选。二是要求供应商的经营场所必须在北京有一定规模。即供应商必须在北京拥有属于本公司的不少于500平方米的可以提供现货采选的专用场地。这一点对我们很重要，供应商在北京有自己的经营场所，方便联系、方便物流，可以降低各种成本费用，提高双方工作效率。